Návod pre administrátora

1. Registrácia a prihlásenie

Firmu vytvoríte na stránke Registrácia. Zadáte názov firmy, IČO, adresu, telefón a e-mail — tie isté údaje neskôr použijeme na faktúru. Na e-mail dostanete uvítaciu správu s odkazom do administrácie. Skúšobné obdobie trvá 30 dní, platobnú kartu nepotrebujete a po jeho skončení sa nič automaticky neúčtuje.

Do administrácie sa potom prihlasujete na stránke Prihlásenie e-mailom a heslom.

2. Sprievodca nastavením

Po prvom prihlásení sa spustí sprievodca so šiestimi krokmi. Každý krok sa dá neskôr zmeniť v Nastaveniach a celý sprievodca sa dá spustiť znova.

1. Firma — skontrolujete údaje z registrácie.
2. Pracovný čas — začiatok a koniec pracovného času, dĺžka obeda (0, 30 alebo 60 minút) a otváracie dni v týždni. Podľa otváracích dní systém pozná, ktorý deň je pracovný a ktorý nie.
3. Zamestnanci — meno, pozícia, nepovinný e-mail a 4-miestny PIN kód. Systém hneď upozorní, ak taký PIN už niekto má.
4. Lokalita — adresa pracoviska a povolená IP adresa vašej internetovej prípojky. Krok je nepovinný, ale bez neho sa dá pípnuť odkiaľkoľvek.
5. Reporty — deň v mesiaci, kedy má odísť výkaz za predošlý mesiac, a adresy príjemcov.
6. Hotovo — zobrazí sa odkaz na pípanie pre tablet.

3. PIN kódy — odovzdávajú sa osobne

Hneď po uložení zamestnanca vám systém ponúkne vytlačiť PIN lístok. Je to jediný okamih, kedy je PIN čitateľný — v databáze je uložený len ako nečitateľný odtlačok, takže sa už nedá zobraziť, len prepísať novým.

PIN nikdy neposielame e-mailom ani SMS a neposiela ho ani systém. Tlačidlo „Poslať návod“ na stránke Zamestnanci pošle zamestnancovi len postup pípania a odkaz na tablet — PIN v ňom nie je nikdy.

4. Tablet alebo mobil zamestnanca

Firma má jeden odkaz na pípanie v tvare dochadzkomat.sk/t/…. Otvorte ho na tablete pri vchode a uložte do záložiek alebo na plochu. Ten istý odkaz môžu mať zamestnanci vo vlastnom mobile — skutočnou kontrolou je PIN kód a povolená IP adresa pracoviska, nie tajnosť odkazu.

Ak sa odkaz dostane von alebo odíde zamestnanec, v Nastaveniach ho vymeníte tlačidlom v sekcii „Odkaz pre tablet“. Starý odkaz okamžite prestane fungovať a zamestnancom s e-mailom sa automaticky pošle nový návod.

5. Bežná mesačná práca

• Prehľad — kto je práve na pracovisku a čo si vyžaduje pozornosť.
• Dochádzka — celý mesiac po dňoch. Deň s príchodom bez odchodu je označený ako neúplný; časy sa dajú opraviť alebo doplniť ručne.
• Neprítomnosti — dovolenka, PN, OČR, osobné voľno, neplatené voľno, školenie, lekár a iné. Zadávajú sa za obdobie a rátajú sa do výkazu. Slovenské sviatky sú v systéme vopred, netreba ich zadávať.
• Report — mesačný prehľad hodín a tlačidlá na stiahnutie výkazu v Exceli aj v tlačive ŠEVT, kedykoľvek počas mesiaca.
• Zamestnanci — pridanie, úprava, zmena PIN a deaktivácia. Zamestnanca, ktorý odišiel, nemažte — nastavte ho ako neaktívneho, aby zostali jeho staré záznamy.

6. Mesačný výkaz e-mailom

V deň, ktorý si nastavíte (1. až 15. deň v mesiaci), odíde ráno e-mail s výkazom za predošlý mesiac. Sú v ňom dve prílohy: tlačivo Evidencia dochádzky (ŠEVT) v Exceli a prehľad odpracovaných hodín v PDF.

Ak v mesiaci ostane deň s príchodom bez odchodu, výkaz v ten deň neodíde. Namiesto neho príde e-mail s upozornením a zoznamom dní, ktoré treba doplniť. Systém to skúša každý deň znova a najneskôr tri dni po nastavenom termíne výkaz odošle aj tak, s upozornením priamo v e-maile. Keď dni doplníte skôr, v Nastaveniach použite tlačidlo „Poslať znova“ — príloha sa vygeneruje nanovo z aktuálnych údajov.

7. Keď sa zmení IP adresa

Poskytovatelia internetu adresu občas menia. Ak sa v priebehu 15 minút pípnu dvaja zamestnanci s platným PIN kódom z tej istej neznámej adresy, systém ju rozpozná ako novú adresu pracoviska, doplní zablokované pípnutia s ich pôvodnými časmi a pošle vám e-mail. V ňom je odkaz, ktorým zmenu jedným klikom vrátite späť. Celú funkciu viete vypnúť v Nastaveniach v sekcii „Lokality a overenie polohy“.

8. Keď niečo nefunguje

• Zamestnanec sa nevie pípnuť — najčastejšie je mimo firemnej siete (napríklad na mobilných dátach namiesto Wi-Fi), alebo je označený ako neaktívny. Obrazovka mu povie, o ktorý prípad ide.
• Zabudnutý odchod — doplňte čas v Dochádzke a potom pošlite report znova.
• Výkaz neprišiel — skontrolujte priečinok so spamom a adresy príjemcov v Nastaveniach. Ak je medzi nimi zrušená adresa, e-mail sa odmietne.
• Zabudnuté heslo do administrácie — napíšte nám, resetujeme ho.

9. Máte otázku?

Napíšte na dochadzkomat@dochadzkomat.sk. Odpovedáme osobne, spravidla do 24 hodín. Návod pre zamestnancov nájdete na stránke Návod pre zamestnanca — dá sa vytlačiť a vyvesiť pri tablete.